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【実際に使った例文付き!】エントリーシートをメールで送るときのマナーとテンプレ!

こんにちは!就活MAFIAです。

この記事に興味を持ってくれたということは、エントリーシートを書き終えて、今からメールを送ろうと思っている人が多いと思います!

まずは、エントリーシート作成、お疲れさまです!!

今回は、皆さんが一生懸命書いたエントリーシートの魅力がしっかり伝わるメールの書き方を紹介します!

実際に就活のときに使って内定をもらったメールのテンプレものせているので、最後まで見てください!

目次

メールの書き方と気を付けるポイント

採用担当者は応募者とのやり取りだけでなく、社内や社外とのやり取りで、たくさんのメールを受け取っています。そのため、ビジネスマナーが意識されていないメールを送ってしまうと、エントリーシートを見られる前に悪印象を与えてしまうこともあるので気を付けましょう。

具体的なポイントは以下4つです!

  • 件名は「要件と名前」
  • 本文はなるべくシンプルに
  • エントリーシートはPDFにしてパスワードを設定しよう
  • 署名を活用しよう
メール画像

件名は「要件と名前」

ご自身のメールボックスを想像してみてください。最初に目につくのは、件名ですよね。そんな件名がわかりにくかったら、採用担当者も本文まで開かないと何のメールかわかりません。ですので、「要件と名前」を簡単に書くことで、件名だけで「誰からどんな要件」のメールなのかをわかるようにしましょう!

「エントリーシートご送付の件(就活MAFIA大学山田)」

本文はなるべくシンプルに

本文も件名と考えることはそこまで変わりません。何を伝えたいメールなのか、ゴールを明確にしたうえで必要な情報だけを書くようにしましょう。

  • 宛先
  • あいさつの言葉
  • 自分の情報
  • 本文
  • 結びの言葉

これはあくまで基本的な構成ですが、迷ったときにはこちらに立ち返ってみるとシンプルでわかりやすい文章が書けると思います。それでは、それぞれのポイントを紹介します。

mafia3

宛先

「宛先」には、相手の企業名と役職、氏名を記載します。もし、役職が分からない場合はなくても問題はありません。なお、人事担当の氏名も分からない場合もあるかと思います。そのときは、「人事担当者様」という書き方をしてみましょう。

あいさつの言葉

「あいさつの言葉」では、本文に入る前の導入の役割をしていますが、「お疲れさまです」や「ご苦労さまです」などの言葉を使っていないでしょうか?「お疲れさまです」は、同じ会社の人や同僚に使う言葉で、「ご苦労さまです」は目上の人が目下の人に使う言葉になっています。ですので、基本的には「お世話になっています」を使うといいかと思います。

自分の情報

「自分の情報」では、どこ所属の誰なのかを明確にする必要です。「○○大学△年の■■です」やエントリー番号などが割り振られている場合は「○○大学△年、エントリー番号★★★の■■です 」といった形でもいいでしょう。このときも、採用担当者がなるべく労力なく、あなたのことを認識してもらえるような書き方を意識するといいかと思います。

本文

それではいよいよ「本文」です。本文では、「何をどうしたいのか」がわかる文章にしましょう。ポイントとしては、1文が20文字~30文字くらいになるようにすると、わかりやすい文章がかけると思います。

結びの言葉

最後に「結びの言葉」です。「何卒よろしくお願いいたします」「よろしくお願いいたします」などが一般的でどこでも使えるので覚えておくと便利かと思います。また、少し上級者向けのテクニックとしては、「 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 」 のように、相手を気遣う言葉を添えると印象がアップします。

エントリーシートはPDFにしてパスワードを設定しよう

エントリーシートを作成する際、Word・Excelなどを使われる方が多いと思いますが、PDF形式に変換し、パスワードを設定するようにしましょう。PDF形式は、第三者が編集ができず、印刷など閲覧する環境が違っても崩れることがありません。

また、エントリーシートはあなたの情報が載っている個人情報です。個人情報の流出は会社の信用を落とす行為ですので、 会社も取り扱いに注意し、入社後もしっかり教育を受けると思います。そのため、資料を取引先に送るときは、資料にパスワードを設定をして送る企業が多いです。

パスワードの画像

パスワードを設定してエントリーシートを送ることで、セキュリティリテラシーがあるとアピールできます。1通目にパスワードを設定したエントリーシートを添付ファイルとして送り、2通目にパスワードを送付しましょう。

署名を活用しよう

署名はメールの最後に入れる個人の情報を示す名刺のようなものです。具体的には、「大学名、学部」「学年」氏名」「メールアドレス」などを入れるとよいかと思います。メールによっては、一度設定すると自動的に署名が入る機能があるため、設定しておくと便利です。

○○大学

〇〇学部〇年

山田太郎

xxx-xxxx-xxxxx

xxx@gmail.com

テンプレート

それでは最後に実際に私が使っていたメールのテンプレを紹介します!ぜひ参考にしてください!

エントリーシートを送るメール

件名:エントリーシートご送付の件(就活MAFIA大学山田)

MAFIA株式会社

人事担当様

お世話になっています、就活MAFIA大学3年の山田と申します。

先日ご連絡させて頂きましたとおり、エントリーシートを送付いたします。パスワードは別メールで送付いたしますので、ご確認のほど、よろしくお願いします。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

山田

———-

就活MAFIA大学 

法学部3年

山田太郎

xxx-xxxx-xxxxx

xxx@gmail.com

パスワードを送るメール

件名:エントリーシートのパスワードご送付の件(就活MAFIA大学山田)

MAFIA株式会社

人事担当様

お世話になっています、就活MAFIA大学3年の山田と申します。

先ほどお送りしたエントリーシートのパスワードを送付いたします。

-------

〇〇〇〇〇

-------

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

山田

———-

就活MAFIA大学 

法学部3年

山田太郎

xxx-xxxx-xxxxx

xxx@gmail.com

まとめ

いかがだったでしょうか?

このメールテクニックは他のメールでも社会人になったあとでも使えますので、ぜひ学生のうちにマスターし、他の就活生に一歩差をつけましょう!

mafia-logo

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